Warunki dla organizacji. Korzystanie z formularzy z danymi rzeczywistych dostawców wymaga uzgodnienia i zawarcia umowy powierzenia między stronami. Samo udostępnienie tych zasad na stronie nie stanowi zawartej umowy.
1. Strony i przedmiot
Organizacja korzystająca z formularzy publicznych („Administrator”) powierza B&D Software Solutions Dagmara Dudzińska, Bieszków Górny 72, 26-503 Bieszków Górny, NIP 7991986660, REGON 545146977 („Podmiot przetwarzający”) techniczne przetwarzanie danych niezbędnych do utworzenia i obsługi zaproszeń, przyjęcia odpowiedzi oraz udostępnienia ich uwierzytelnionej instalacji. Dla danych konta klienta i fakturowania B&D działa jako odrębny administrator zgodnie z polityką prywatności.
2. Kategorie danych i osób
Dane mogą obejmować nazwę organizacji, usługę, token zaproszenia, imię i nazwisko osoby odpowiadającej, opcjonalny e-mail, odpowiedzi i komentarze, daty wysłania i pobrania oraz dane techniczne konieczne do zabezpieczenia formularza. Osobami są pracownicy i przedstawiciele dostawców lub kontrahentów. Administrator zobowiązuje się nie żądać przez formularz haseł, sekretów, danych szczególnych kategorii ani danych nadmiarowych.
3. Instrukcje i czas
Przetwarzanie odbywa się wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora: utworzenie, udostępnienie, przyjęcie, zaszyfrowanie, przekazanie odpowiedzi, unieważnienie linku i usunięcie. Czas przetwarzania obejmuje aktywność formularza oraz techniczny okres usunięcia do 90 dni po wygaśnięciu linku, chyba że strony ustalą krótszy okres albo prawo wymaga inaczej. Dokładna retencja i usuwanie kopii wymagają weryfikacji technicznej i prawnej przed podpisaniem.
4. Bezpieczeństwo i personel
Podmiot przetwarzający zapewnia dostęp tylko upoważnionym osobom zobowiązanym do poufności, szyfrowanie transportu HTTPS i treści w bazie serwera, kontrolę dostępu, rejestrowanie operacji, kopie i procedurę reagowania na incydenty. Środki należy opisać szczegółowo w załączniku technicznym po audycie. Administrator kontroluje, kto otrzymuje link, oraz zakres danych wpisywanych do formularza.
5. Podwykonawcy i transfery
Hosting portalu zapewnia OVHcloud. Przed podpisaniem należy wpisać dokładny podmiot umowny, lokalizację danych, listę dalszych podmiotów przetwarzających (w tym pocztę, jeżeli dane do niej trafiają), zasady ich zmiany i ewentualne transfery poza EOG. Podmiot przetwarzający zapewni wobec podwykonawców obowiązki nie mniej ochronne niż w tej umowie.
6. Pomoc i incydenty
Podmiot przetwarzający pomaga Administratorowi, w granicach dostępnych informacji, odpowiadać na żądania osób, oceny skutków oraz naruszenia. O naruszeniu ochrony powierzonych danych zawiadamia bez zbędnej zwłoki po stwierdzeniu, z opisem dostępnych faktów i działań. Termin operacyjny, kanał i osoby kontaktowe wymagają uzupełnienia w podpisywanym załączniku.
7. Usunięcie, kontrola i zakończenie
Po zakończeniu usługi dane są usuwane albo zwracane zgodnie z wyborem Administratora, z wyjątkami wymaganymi prawem. Podmiot przetwarzający udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności i umożliwia audyt na rozsądnych zasadach chroniących innych klientów i bezpieczeństwo infrastruktury. Strony uzupełnią i podpiszą aneks przed użyciem funkcji z danymi rzeczywistych dostawców.